SOTOGRANDE INTERNATIONAL SCHOOL PRIVACY POLICY NOTICE

united-kingdom_flag_log img

 

The International School at Sotogrande (SIS) values the privacy of every person and is committed to protecting information that school collect.

All staff, service providers (contractors) and agents, (whether paid or unpaid) of the School must comply with actual privacy law and this policy.

In the International School at Sotogrande the management of ‘personal information’ and ‘health information’ is governed by the General Data Protection Regulation (GDPR) approved by the EU Parliament on 14 April 2016 and Spanish Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico.

This Privacy Policy explains the types of information we collect, how we may use that information, and with whom we may share it. Our Privacy Policy also describes the measures we take to protect the security of the information. We also tell you how you can contact us to get answers to questions you may have about our privacy practices.

This policy will be regularly reviewed and updated to take account of new laws and technology and the changing school environment when required. Please ensure you have the current version of this policy.

What information do we collect?

Our school collects the following type of information:

  • information about students and their family, provided by students, their family and others
  • information about job applicants, staff, volunteers and visitors; provided by job applicants, staff members, volunteers, visitors and others

What means “information”?

Personal information is information or opinion, whether true or not, about a person whose identity is apparent, or can reasonably be ascertained, from the information or opinion – that is recorded in any form. For example, a person’s name, address, phone number and date of birth (age). De-identified information about students can also be personal information.

Health information is information or opinion about a person’s physical, mental or psychological health or disability, that is also personal information – whether in writing or not. This includes information or opinion about a person’s health status and medical history, immunisation status and allergies, as well as counselling records.

Sensitive information is information or opinion about a set of specific characteristics, including a person’s racial or ethnic origin, political opinions or affiliations, religious beliefs or affiliations, philosophical beliefs, sexual preferences or practices; or criminal record. It also includes health information.

How do we collect this information?

Our school collects information in a number of ways, including:

  • in person and over the phone: from students and their family, staff, volunteers, visitors, job applicants and others
  • from electronic and paper documentation: including job applications, emails, invoices, enrolment forms, letters to our school, consent forms (for example: enrolment, excursion, Student Support Services consent forms), our school’s website or school-controlled social media
  • through online tools: such as apps, forms and other software used by our school
  • through any CCTV cameras located at our school.

Collection notices

When our school collects information about you, our school takes reasonable steps to advise you of certain matters. This includes the purpose of the collection, and how to access, update and correct information held about you. For information about students and their families, a collection notice is provided to parents (or mature minor students) upon enrolment.

Unsolicited information about you

Our school may receive information about you that we have taken no active steps to collect. If permitted or required by law, our school may keep records of this information. If not, we will destroy or de-identify the information when practicable, lawful and reasonable to do so.

Why do we collect this information?

Primary purposes of collecting information about students and their families

Our school collects information about students and their families when necessary to:

  • educate students
  • support students’ social and emotional wellbeing, and health
  • fulfil legal requirements, including to:
    • take reasonable steps to reduce the risk of reasonably foreseeable harm to students, staff and visitors (duty of care)
    • make reasonable adjustments for students with disabilities (anti discrimination law)
    • provide a safe and secure workplace (occupational health and safety law)
  • enable our school to:
    • communicate with parents about students’ schooling matters and celebrate the efforts and achievements of students
    • maintain the good order and management of our school
  • enable the School to:
    • ensure the effective management, resourcing and administration of our school
    • fulfil statutory functions and duties
    • plan, fund, monitor, regulate and evaluate the School’s policies, services and functions
    • comply with reporting requirements
    • investigate incidents in schools and/or respond to any legal claims against the School, including any of its schools.

Primary purposes of collecting information about others

Our school collects information about staff, volunteers and job applicants:

  • to assess applicants’ suitability for employment or volunteering
  • to administer employment or volunteer placement
  • for insurance purposes
  • to fulfil various legal obligations, including employment and contractual obligations, occupational health and safety law and to investigate incidents
  • to respond to legal claims against our school.

 When do we use or disclose information?

Our school uses or discloses information consistent with GDPR, as follows:

  1. for a primary purpose – as defined above
  2. for a related secondary purpose that is reasonably to be expected – for example, to enable the school council to fulfil its objectives, functions and powers
  3. with notice and/or consent – including consent provided on enrolment and other forms
  4. when necessary to lessen or prevent a serious threat to:
    • a person’s life, health, safety or welfare
    • the public’s health, safety or welfare
  5. when required or authorised by law – including as a result of our duty of care, anti-discrimination law, occupational health and safety law, reporting obligations to agencies such as “Spanish Ministerio de Sanidad” and/or Social Services and complying with tribunal or court orders, subpoenas or SIS Police warrants
  6. to investigate or report unlawful activity, or when reasonably necessary for a specified law enforcement purpose, including the prevention or investigation of a criminal offence or seriously improper conduct, by or on behalf of a law enforcement agency
  7. for Departmental research or school statistics purposes
  8. to establish or respond to a legal claim.

A unique identifier (SAP code) is assigned to each student to enable the school to carry out its functions effectively.

Student transfers between SIS and another schools

When a student has been accepted at, and is transferring to, another school, our school transfers information about the student to that school. This may include copies of the student’s school records, including any health information.

This enables the next school to continue to provide for the education of the student, to support the student’s social and emotional wellbeing and health, and to fulfil legal requirements.

Responding to complaints

On occasion our school receive complaints from parents and others. Our school will use and disclose information as considered appropriate to respond to these complaints (including responding to complaints made to external organisations or agencies). To carry out any query related to your personal data stored by SIS, you must request by email the standardized form for this application.

Accessing your information

All individuals, or their authorised representative(s), have a right to access, update and correct information that our school holds about them.

Access to student information

Our school only provides school reports and ordinary school communications to parents/guardians who have a legal right to that information. Requests for access to other student information must be made by making an Information Request application through the Admissions Department (see below).

In some circumstances, an authorised representative may not be entitled to information about the student. These circumstances include when granting access would not be in the student’s best interests or would breach our duty of care to the student, would be contrary to a mature minor student’s wishes or would unreasonably impact on the privacy of another person.

Access to staff information

School staff may first seek access to their personnel file by contacting the principal. If direct access is not granted, the staff member may request access through the Data Protection Officer.

Storing and securing information

Our school takes reasonable steps to protect information from misuse and loss, and from unauthorised access, modification and disclosure. Our school stores all paper and electronic records securely following the security standards.

When using software and contracted service providers to manage information, our school assesses these according to the appropriate departmental processes.

Updating your information 

We endeavour to ensure that information about students, their families and staff is accurate, complete and up to date. To update your information, please contact our school’s Customer Relationship Officer.

 Information Unit

If you want to make an Information Request Application or you have andy query or complain, please contact:

  • IT Department/Legal Department
  • International School at Sotogrande S.L.
  • de la Reserva s/n
  • 11310 Sotogrande, San Roque (Cádiz), España
  • Telephone: +34 956 795 902
  • David Álvarez / María Rodríguez
  • E-mail : privacy@sis.gl

SOTOGRANDE INTERNATIONAL SCHOOL DECLARACIÓN SOBRE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

spain_flag_log img

 

 

International School at Sotogrande (SIS) valora la privacidad de las personas y tiene el compromiso de proteger los datos que el colegio recaba.

El personal, los proveedores de servicios (contratistas) y agentes del Colegio (reciban o no una retribución) deberán cumplir las leyes vigentes sobre privacidad de datos y la presente política.

En International School at Sotogrande la gestión de “información personal” y de “información sobre el estado de salud” se regirá por el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR, por sus siglas en inglés) aprobado por el Parlamento Europeo con fecha 14 de abril de 2016 y por la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico.

La presente Política de Privacidad expone los tipos de información que recopilamos, cómo la utilizamos y con quién la compartimos. Nuestra Política de Privacidad describe también las medidas que tomamos para proteger la seguridad de la información. Asimismo, les informamos sobre cómo pueden ponerse en contacto con nosotros para resolver cualquier duda acerca de nuestras prácticas en materia de protección de datos.

Esta Política se revisará y actualizará regularmente con el fin de reflejar nuevas leyes y tecnologías y la evolución del entorno escolar, siempre que sea necesario. Asegúrese de conservar la versión más actualizada.

¿Qué información recabamos?

Nuestro colegio recaba la información siguiente:

  • información sobre los alumnos y su familia, facilitada por los propios alumnos, la familia y otros
  • información sobre solicitantes de empleo, miembros del personal, voluntarios y visitantes, facilitada por los propios solicitantes de empleo, el personal, voluntarios, visitantes y otros

¿Qué significa “información”?

Información personal significa toda información u opinión, al margen de su veracidad, acerca de una persona cuya identidad es evidente o puede establecerse de forma razonable a partir de dicha información u opinión, registrada en cualquier forma. Por ejemplo, el nombre, la dirección, el número de teléfono y la fecha de nacimiento de una persona (su edad). La información desidentificada referente a alumnos también puede ser considerada información personal.

Información sobre el estado de salud significa toda información u opinión referente al estado físico, mental o fisiológico o discapacidad de una persona, y es considerada también información personal conste o no registrada por escrito. Cubre informaciones u opiniones referentes al estado de salud, historial médico, situación inmunitaria y alergias del interesado, así como el registro de terapias.

Información sensible significa informaciones u opiniones sobre una serie de características específicas, incluido el origen racial o étnico de una persona, sus opiniones o afiliaciones políticas, creencias o afiliaciones religiosas, convicciones filosóficas, preferencias o prácticas sexuales, o antecedentes penales. También abarca la información sobre el estado de salud.

¿Cómo recabamos esta información?

Nuestro colegio recaba información por varias vías, incluidas:

  • en persona y por teléfono: en interacciones con los alumnos y sus familias, el personal, voluntarios, visitantes, solicitantes de empleo y otros
  • de documentos en formato electrónico e impreso: incluidas las solicitudes de empleo, correos electrónicos, facturas, formularios de matrícula, cartas remitidas al colegio, autorizaciones y consentimientos (por ejemplo, para inscripciones, excursiones y servicios de apoyo a alumnos), el sitio web del colegio o redes sociales gestionadas por el colegio
  • a través de herramientas online: aplicaciones, formularios y demás software empleado por el colegio
  • a través de las cámaras de circuito cerrado (CCTV) situadas en el colegio.

Avisos de recopilación de información

El colegio toma medidas razonables para informarle de determinados aspectos cada vez que recaba información. Algunos de esos aspectos son los fines para los que se recaba, y las formas en que usted puede acceder, actualizar y rectificar los datos. En el momento de formalizar la matrícula, los padres (o alumnos menores maduros) reciben un aviso de recopilación para la información relativa al alumno y su familia.

Información no solicitada

El colegio puede recibir información referente a usted sin haber tomado medidas conducentes a recabarla. El colegio podrá conservar registros de dicha información, siempre que la ley lo permita o lo exija. En caso contrario, destruiremos la información o, atendiendo a criterios de viabilidad, legalidad o razonabilidad, procederemos a desidentificarla.

¿Por qué recopilamos esta información?

Principales fines de la recopilación de información sobre los alumnos y sus familias

El colegio recaba información sobre los alumnos y sus familias cuando resulta necesario para:

  • educar a los alumnos
  • respaldar el bienestar emocional y social de los alumnos, y su salud
  • satisfacer requisitos legales, por ejemplo, al objeto de:
    • tomar medidas suficientes para reducir el riesgo de daños razonablemente previsibles para los alumnos, el personal y los visitantes (deber de diligencia)
    • introducir los acomodos lógicos para alumnos con discapacidades (leyes contra la discriminación)
    • ofrecer un entorno de trabajo seguro y protegido (ley de salud y seguridad en el trabajo)
  • permitir a nuestro colegio:
    • comunicarse con los padres acerca de asuntos escolares de los alumnos y celebrar sus esfuerzos y logros
    • mantener el buen orden y funcionamiento de gestión del colegio
  • posibilitar que el colegio pueda:
    • garantizar una gestión, dotación de recursos y administración eficaces del colegio
    • desarrollar todas las funciones y deberes estatutarios
    • planificar, financiar, supervisar, regular y evaluar las políticas, servicios y funciones del colegio
    • cumplir los requisitos de presentación de información
    • investigar incidentes en centros educativos o responder a cualquier acción legal contra el colegio, incluida también la residencia de estudiantes del colegio.

Principales fines de la recopilación de información sobre terceros

Nuestro colegio recaba información sobre el personal, voluntarios y solicitantes de empleo con el fin de:

  • evaluar la idoneidad de los solicitantes de empleo para el puesto de trabajo o voluntariado
  • administrar prácticas de trabajo o voluntariado
  • a efectos de seguros
  • dar cumplimiento a diversas obligaciones legales, incluidas obligaciones laborales y contractuales, a la ley de salud y seguridad en el trabajo, e investigar incidentes
  • responder a acciones legales emprendidas contra nuestro colegio.

 ¿Cuándo empleamos o divulgamos información?

Nuestro colegio emplea o divulga información de conformidad con lo dispuesto en el GDPR, como sigue:

  1. para un fin principal, según lo definido más arriba
  2. para un fin secundario relacionado, que quepa prever dentro de lo razonable (por ejemplo, para permitir al consejo escolar desarrollar sus objetivos, funciones y competencias)
  3. mediando un aviso o autorización, incluido el consentimiento otorgado en el momento de la matrícula y de otras formas
  4. cuando sea necesario con el fin de atenuar o impedir una amenaza grave para:
  • la vida, salud, seguridad o bienestar de una persona
  • la salud, seguridad o bienestar del público
  1. cuando lo exija o lo permita la ley, incluyéndose como consecuencia de nuestro deber de diligencia, las leyes contra la discriminación, las leyes de salud y seguridad en el trabajo, obligaciones de información a autoridades públicas (como el Ministerio de Sanidad español o Servicios Sociales) y el cumplimiento de mandatos judiciales, citaciones u órdenes emitidas por las autoridades.
  2. para investigar o denunciar actividades ilícitas, o cuando sea razonablemente necesario con un fin especificado de cumplimiento de la ley, incluida la prevención o investigación de delitos o conductas indebidas graves, por o en nombre de fuerzas y cuerpos de seguridad
  3. con fines de investigación departamental o de elaboración de estadísticas del colegio
  4. para ejercer o responder a una acción legal.

Se asigna un identificador único (código SAP) a cada alumno con el propósito de que el colegio pueda desempeñar sus funciones con eficacia.

Traslados de alumnos de SIS a otras escuelas

Cuando un alumno se traslada a otro centro escolar, nuestro colegio comunica información sobre el alumno a dicho centro. La información que se transfiere puede incluir copias del expediente académico del alumno e información sobre su salud.

Dicha comunicación permite al nuevo centro escolar seguir atendiendo a la formación de alumno, reforzar el bienestar social y emocional y la salud del alumno, y cumplir obligaciones legales.

 Atención de quejas

En ocasiones, nuestro colegio recibe quejas de padres y de terceros. El colegio empleará y comunicará información, según lo necesario para darles respuesta (incluidas las quejas planteadas por organizaciones o agencias externas). Si desea realizar alguna consulta en relación con sus datos personales conservados por SIS, debe solicitar por correo electrónico el modelo correspondiente.

Acceso a su información

A todas las personas físicas, o sus representantes autorizados, les asiste el derecho de acceso, actualización y rectificación de los datos que les conciernen y que el colegio conserve.

Acceso a información de los alumnos

Nuestro colegio solamente entrega boletines de notas y comunicaciones ordinarias del colegio a los padres/tutores que tengan derecho legal a esa información. Las solicitudes de acceso a la información de otros alumnos se harán presentando una solicitud de información en el Departamento de admisiones (véase más abajo).

Cabe la posibilidad de que, en algunos casos, un representante autorizado no tenga derecho a acceder a información sobre el alumno. Por ejemplo, cuando el acceso no sirva al interés superior del alumno o signifique quebrantar nuestro deber de diligencia hacia el alumno, sea contrario a los deseos del menor maduro o tenga un impacto excesivo en la privacidad de otra persona.

Acceso a información del personal

El personal del colegio solicitará acceso a su archivo personal dirigiéndose en primer lugar al director. Si el director no otorgara acceso, el miembro del personal puede ponerse en contacto con el responsable de la protección de datos.

Almacenamiento y protección de datos

Nuestro colegio toma medidas razonables para proteger la información de usos indebidos y pérdida, así como de accesos, modificaciones y divulgaciones no autorizados. El colegio protege todos los registros en formato impreso y electrónico, con arreglo a la normativa de seguridad.

En los casos en que recurra a proveedores de servicios y software para gestionar la información, el colegio los evaluará siguiendo las prácticas departamentales correspondientes.

Actualización de la información 

Trabajamos para que la información referente a los alumnos, sus familias y el personal sea correcta y completa, y esté actualizada. Si desea actualizar sus datos, póngase en contacto con el responsable de relaciones con clientes (Admisiones).

 Unidad de información

Si desea presentar una solicitud de información o formular una consulta o queja, póngase en contacto con:

  • Departamento de TI / Departamento jurídico
  • International School at Sotogrande S.L.
  • de la Reserva s/n
  • 11310 Sotogrande, San Roque (Cádiz), España
  • Teléfono: +34 956 795 902
  • David Álvarez / María Rodríguez
  • Correos electrónicos: dalvarez@sis.gl / mrodriguez@sis.gl
Sotogrande International School